6 Cara Efektif Atasi Masalah Absensi Karyawan

  • 3 min read
  • Dec 07, 2020
Cara Efektif Atasi Masalah Absensi Karyawan

Salah satu kunci untuk memiliki bisnis yang sukses adalah mengelilingi diri Anda dengan tim yang tepat. Tergesa-gesa dalam proses perekrutan karyawan, dapat menyebabkan masalah  absensi karyawan. Sejatinya, karyawan yang sering bolos bekerja dapat menurunkan tingkat produktivitas perusahaan.

Dalam sebuah penelitian, hampir 40 persen karyawan di Amerika Serikat mengaku bahwa mereka hanya akan benar-benar mulai bekerja ketika tubuh sudah sangat sehat. Oleh karenanya, jika Anda berurusan dengan masalah kehadiran karyawan seperti ini, atasi secara langsung jadi hal yang penting.

Dalam beberapa kasus, masalah kehadiran ini mungkin disebabkan oleh konflik penjadwalan. Memecahkan masalah ini akan jauh lebih mudah saat berinvestasi pada aplikasi absensi karyawan berbasis web. Dengan penjadwalan karyawan yang digital, Anda dapat mengurangi human error sehingga karyawan pun enggan bolos kerja.

Bagaimana bisa? Simak artikel ini agar mengetahui lebih lanjut beberapa metode efektif yang dapat Anda gunakan untuk atasi masalah absensi karyawan.

1.  Tulis Kebijakan Kehadiran Karyawan

Membuat buku pedoman ukaryawan yang secara jelas menjabarkan segala kebijakan yang perusahaan miliki adalah hal bijaksana. Dengan menempatkan hal ini secara hitam-putih, Anda dapat menghindari penggunaan alasan bahwa mereka belum tahu apa saja peraturan absensi di perusahaan Anda.

Hal tertulis ini termasuk keterlambatan ataupun ketidakhadiran yang berlebihan. Buat juga keterangan mengenai surat peringatan. Meskipun tidak ada yang ingin memecat seorang karyawan, tapi ini terbukti jadi pilihan terbaik. Jika seorang karyawan tidak muncul di tempat kerja meskipun telah diperingatkan berkali-kali, Anda perlu menggantinya dengan seseorang yang lebih bersedia bekerja.

2.  Luangkan Waktu untuk Mengumpulkan Bukti

Apakah Anda akan berbicara dengan karyawan yang bermasalah secara absensi dan  membicarakan ketidakhadiran mereka? Sebelum Anda berdiskusi, pastikan sudah meluangkan waktu untuk mengumpulkan bukti. Memiliki tanggal dan fakta aktual untuk mendukung klaim yang Anda buat akan membantu Anda menyampaikan maksud Anda.

Mengumpulkan bukti ini juga akan menunjukkan kepada karyawan, seberapa serius Anda tentang masalah ketidakhadiran. Mudahkan juga pengumpulan bukti dengan aplikasi absensi karyawan berbasis web yang menyajikan laporan absensi secara otomatis. Daripada berdiskusi dengan mentalitas defensif, dengarkan apa yang dikatakan karyawan Anda. Jika mereka memiliki alasan yang sah mengapa mereka tidak hadir, Anda mungkin perlu berpikir ulang untuk memberikan surat peringatan atau memecat mereka.

3.  Pastikan Karyawan Tahu Bahwa Anda Mengerti Apa yang Sedang Terjadi

Salah satu kesalahan terburuk yang dapat Anda lakukan sebagai pemilik bisnis adalah mengabaikan operasional sehari-hari. Begitu karyawan bermasalah melihat Anda tidak sering datang, mereka mungkin akan mulai tidak melakukan lebih banyak pekerjaan.. Memberi tahu karyawan bahwa Anda telah memperhatikan keterlambatan dan ketidakhadiran mereka bisa jadi efektif.

Dalam beberapa situasi, yang diperlukan hanya satu anggota manajemen untuk mengelola seorang karyawan agar mereka kembali ke bekerja secara efektif. Jika pendekatan ini tidak berhasil, Anda perlu mengeluarkan kebijakan dengan lebih berat, yakni dengan melepaskan karyawan tersebut.

4.  Tunjukkan Kepedulian kepada Karyawan

Jika seorang karyawan tiba-tiba mulai tak melakukan banyak pekerjaan, kemungkinan besar mereka sedang hadapi beberapa masalah pribadi. Meskipun Anda tak perlu mencampuri kehidupan pribadinya, beri tahu karyawan bahwa pintu Anda selalu terbuka jika mereka perlu berbicara.

Apalagi jika orang tersebut adalah karyawan yang berharga, tunjukkan sedikit kemurahan hati untuk mereka. Karena pada kenyataannya, memecat salah satu karyawan terbaik dapat menyebabkan banyak masalah produktivitas di masa mendatang.

5.  Jaga Jalur Komunikasi Terbuka

Memberi karyawan kesan bahwa Anda tidak dapat didekati dapat mengganggu cara komunikasi mereka. Pastikan bahwa mereka dapat mendatangi Anda kapan pun mereka mengalami masalah. Jika seorang karyawan perlu melewatkan pekerjaan untuk mengurus masalah pribadi, biarlah mereka merasa nyaman berbicara dengan Anda.

Menjaga jalur komunikasi tetap terbuka tidak hanya dapat mengurangi ketidakhadiran, tetapi juga dapat membuat perusahaan berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik. Menginvestasikan waktu untuk bertemu dengan setiap karyawan hanya untuk “memeriksa” mereka akan membuat mereka melihat Anda benar-benar peduli tentang mereka dan kesejahteraan mereka.

6.  Bersedia Menolong Karyawan

Menggunakan pendekatan satu ukuran untuk semua dalam hal ketidakhadiran karyawan adalah tindakan yang tak dibenatkan. Setiap situasi akan unik dan bisa saja diperlakukan secara berbeda. Dalam beberapa kasus, Anda perlu menawarkan akomodasi kepada karyawan jika mereka berurusan dengan hal-hal seperti kematian dalam keluarga atau kesehatan. Menunjukkan rasa welas asih kepada karyawan menjadi cara yang efektif untuk membuat mereka tetap setia kepada perusahaan Anda untuk waktu yang lama.

Jika beberapa metode diatas sudah dilakukan namun tetap masih terdapat masalah absensi dalam perusahaan, sebaiknya mulai mencoba aplikasi absensi online Talenta secara gratis. Data kehadiran yang diperbarui secara realtime, mempermudah perusahaan mengelola absensi karyawan.Masalah pun dengan cepat terdeteksi dan teratasi.